Evden Çalışmanın Verimli Olması İçin 5 Etkili Kural

Tüm dünyayı etkisi altına alan yeni Koronavirüs sebebiyle birçok büyük ve küçük ölçekli işletme evden çalışma seçeneğini devreye soktu. Sağlık için gerekli ve önemli bir karar olan evden çalışma sistemi aslında dünyanın alışkın olduğu bir yöntem. Yeni iş hayatı ve çalışma düzeni, bağımsız çalışmayı da beraberinde getirdi. Kimi zaman kolektif alanlarda, kimi zaman da bireysel olarak evden çalışmak, ufak bir düzen ile aslında kolayca verim almanıza olanak tanıyabilir. Bireysel önlemlerin hızlıca alınacağı evden çalışmak konusunda şirketinizde aynı proaktifliğe sahip mi? Gelin, şirketler için evden çalışmanın önemli ve kontrol edilmesi gereken kurallarını beraber inceleyelim.

Evden çalışmak içi kendinize gün içerisinde şu soruları sorabilirsiniz:

1-Uzaktan çalışma için altyapınız hazır mı ve planlaması yapıldı mı?

2-Siber güvenlik protokolleriniz ne durumda? Teknolojik altyapısını gözden geçirdiniz mi?

3-Önemli görevleri olan çalışanlar operasyonunuzda işlerini uzaktan sürdürebilir mi?

4-Fiziksel olarak ofiste olması gereken çalışanlar için planınız nedir?

5-Online kanalları ne kadar kaliteli kullanabiliyorsunuz?

6-Çalışanlar müşterilerle, üçüncü taraflarla veya birbirleriyle bir araya gelecekler ve toplantı gibi herhangi bir organizasyonda bulunacaklar mı?

Peki Uzaktan Çalışma Planlaması Nasıl Yapılır?

Eğer bu sorulara cevabınız net ise şimdi gelin hep beraber uzaktan çalışma planlamasının nasıl yapılacağını inceleyelim:

Öncelikle operasyonlarınızı rahatlıkla gerçekleştirebilmek için gereken ekipmanların listesini yapın ve çalışanlarınızın bunlara erişimi olup olmadığını kontrol edin. Buna laptop ve masaüstü bilgisayarlar, monitörler, telefonlar, şarj aletleri, ofis malzemeleri ve diğer malzemeler dahildir.

Kritik operasyonlarınız için yukarıdan aşağı iletişim zinciri kurmanız en önemli kriterlerin başında gelmektedir.

Hangi malzemelerin eve götürülebileceği konusunda çalışanlarınızı bilgilendirin. Örneğin akıllı tahta, şirket telefonu ve tablet bazı malzemeler eve götürülebilir. Bazı malzemeler ise şirket prosedürleri açısından eve götürülmez. Çalışanlarınıza bu konuda net bilgilendirme yapmanız faydalı olacaktır.

Özellikle İK, Pazarlama, ve Hukuk gibi departmanlarda görev alan ekiplerinizle birlikte uzaktan çalışma politikası hazırlayın. Örneğin sosyal medyada ve müşterilerle iletişimde öne çıkaracağınız mesajlar bu politikada yer alabilir.

İş akışının aksamayacağından emin olduktan sonra müşterilerinize güvenli çalışma ortamının korunacağını anlatan bir bilgilendirme e-postası gönderin.

Eğer bu maddeler yerine getirildiyse artık evden çalışmaya hazırsınız. Peki çalışanlar evde en etkili biçimde işlerini nasıl sürdürecek? Gelin verimli çalışmanın 5 etkili kuralına beraber göz atalım.

İş Zamanını ve Özel Zamanı Birbirinden Ayırın

Ülkece geçirdiğimiz bu zor günlerde evden çalışmanın sosyal mesafelendirmeye pozitif katkısının olmasının yanında ev ortamının konforunda çalışma olanağı sunuyor olmasıdır. Evde bazen günlük işler olabilir ve dikkatler doğal olarak dağılabilir. Günlük harcadığınız mesai 8-5 veya 9-6 ise, telefonunuza başlangıç, molalar ve öğle yemeği için alarm kurmanız ve gündelik işlerle mesai saatleri sonrasında ilgilenmez için verimli bir çalışma ortamı yaratacaktır. Aksi taktirde çalışma saatlerinizde günlük işler yaparsanız mesainiz de bir o kadar uzayacak ve günlük yapmanız gerekenler askıda kalacaktır.

Gününüzü En Verimli Şekilde Değerlendirin

Çalışma saatlerinizi belirledikten sonra günün geri kalanı için bir ya da iki anahtar öge belirleyip bu konulara yoğunlaşmayı deneyin. Bu süreç boyunca özellikle maksimum konsantrasyon gerektiren yaratıcı şeyler yaparken 1 saat ya da daha uzun bir süre hiçbir şeyin sizi bölmesine, durdurmasına izin vermeyin ve tüm dikkatinizi toplamaya çalışın. Ofiste çalışıyormuşsunuz gibi stratejik düşünme biçimini prensip edinin.

Mesai Saatlerinde Aranıza Mesafe Koyun

Sevdiklerinize hangi saatlerde çalıştığınızı, ne zaman boş vaktiniz olduğunu açıklarsanız mesai rahatsız edilme ihtimaliniz de o kadar azalır. Örnek verecek olursak; eğer evde yalnız değilseniz, “Bugün 08:00’le 17:00 arası çalışacağım. Fakat öğle yemeğinde boş vaktim olacak.” diyebilirsiniz. İşinizin tam 17:00’de bittiğini belirtmeniz önemli çünkü ''17:00 gibi'' dediğinizde insanlar işinizin bu saatten önce bittiğini düşünebilir. Gözden uzak, rahat edebileceğiniz bir yerde çalışmak ve mümkünse bulunduğunuz odanın kapısını kapalı tutmak da sizi dış etkenlerden uzaklaştıracaktır.

Çalışma Ortamınızdaki Düzene Önem Verin

Çalışma alanındaki dağınıklık, gerçekten de verimsizlik yaratan bir durumdur. Gerekli dokümanları karışıklık içinde aramak size zaman da kaybettirecektir. Ayrıca her şeyin üst üste ve dağınık bir halde bulunduğu iş ortamı, çalışma motivasyonunuza da düşürecektir. Bunun önüne geçmek için ise kitaplıkların yanı sıra döküman düzenleyiciler, saklama kutuları ve raflı çalışma masaları ile de çalışma odası düzenleme işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

Havalandırmaya Dikkat Edin

Verimli çalışmanın 5 etkili kuralının en sonuncusu ise temiz hava! Ergonomik şartlardan biri olan havalandırma da çalışma ortamında dikkat edilmesi gereken hususlardan biridir. Odanın sık sık havalandırılması ve uykunuzun gelmemesi için ihtiyacınız olan oksijenin sağlanması gerekmektedir. Bu yüzden penceresi veya havalandırması olan bir oda seçmenizde faydalı olacaktır.