Görüntülü Görüşmenin 11 Etik Kuralı

Günümüzde video konferans, modern iş dünyasının önemli bir bileşeni haline geldi ve uzak ekip üyelerinin bağlantılarını geliştirmeye yardımcı oldu. Eğer bir görüntülü görüşmenin parçası olduğunuzda sizden beklenenleri tam olarak bilmiyorsanız, paniğe hiç gerek yok. Görüntülü görüşme esnasında yapılması ve yapılmaması gerekenleri öğrenmenize yardımcı olmak için buradayız. Bir sonraki büyük toplantıda kendinizi negatif durumlara sokmamanız için aşağıdaki bilgileri göz önünde bulundurabilir veya bir dahaki sefere bu hatalardan birini yaptıklarında onlara yardımcı olması için bunu bir iş arkadaşınızla paylaşabilirsiniz. 

Bu bilgiler hepimize ve görüşme yaptığımız ekiplere zaman kazandırdığı gibi verimli bir toplantı zamanı geçirmeye de destek olacaktır. Ek olarak bu bilgiler uzaktan görüşmelerde as ya da üs ilişkilerimizde doğabilecek sorun ve sıkıntıları da en aza indirebilmek için önemli detaylar içermektedir.

Gelin hep beraber görüntülü görüşme esnasında nelere dikkat etmeliyiz sorusunun cevaplarını incelemeye başlayalım. 

1- Konuşmadığınızda Mikrofonunuzu Kapatın

Eğer online toplantıya katılacaksınız; söz hakkı sizde olmadığı anlarda mikrofonunu sessize almanız doğru bir davranış olacaktır. Çünkü; konuşmamanıza ve sessiz olduğunuzu düşünmenize rağmen mikrofonda öksürük, hapşırma veya yazma gibi küçük arka plan sesleri rahatlıkla duyulabilir. Bu sesler, diğer video konferans katılımcılarının dikkatini kolayca dağıtabilir ve hatta rahatsızlık yaratabilir. Çoğu video konferans yazılımı için, bir mikrofonu kapatmak düğmeye tıklamak kadar basittir.

2- Zamanında Toplantıda Olun

Zamanında toplantıda olmak; yüz yüze herhangi bir toplantı veya katılımlarda da standart olmalıdır. Her ne kadar fiziksel toplantıda gizlice toplantıya dahil olmak mümkün olsa da, bir video konferansta her şey daha görünür bir haldedir.

3- Teknolojinizin Düzgün Çalıştığından Emin Olun

Video konferans sisteminiz düzgün çalışmadığı zaman önemli toplantınıza geç kalmak istemezsiniz. İnternet hızınızı test ettikten sonra eğer toplantının yapılacağı görüşme aracını (tool) ilk kez kullanıyorsanız, toplantıdan birkaç dakika erken girip sesi açma, görüntüyü kapatma dosyaya da ekran paylaşma gibi detaylarını da keşfetmeniz kaliteli bir görüşme açısından doğru adımlar olacaktır. 

4- Dini Hassasiyetleri Göz Önünde Bulundurun

Online toplantıya katılan kişi, görüntülü görüşme yapıyor olsa da olmasa da toplantıdayken içecek ve yiyecek tüketmemelidir. Dini hassasiyetleri göz önünde bulundurarak (özellikle Ramazan döneminde) yeme-içme konusuna dikkat etmek, nezaket ve etik kuralları çerçevesinde uygulanması gereken adımlar arasında bulunuyor. 

5- Hitabet ve Kelime Seçimi Oldukça Önemli

Katılım gösterilen yayınların herkese açık olduğu, belirli yaş gruplarının da izleyebileceği göz önünde bulundurulmalıdır. Aynı zamanda kelime seçimine azami şekilde dikkat edilmesi Görüntülü Görüşme Etik Kurallarının en önemli maddesi arasında yer alıyor. (siyasi, cinsellik, ırkçılık gibi  kavramlara doğrudan ya da ima etme)

6- Video Konferans İçin Uygun Yazılım ve Donanım

Doğru video konferans donanımına sahip olmak denklemin sadece yarısıdır. Bu yüzden çalışanlarınızın hayal kırıklığı yaşamadan ya da kapsamlı bir eğitim almadan kullanabileceği bir yazılım çözümüne ihtiyacınız olabilir. Yeni bir yazılım arıyorsanız, yorumlar, özellikler ve önerilere dikkat ederek video konferans programlarını araştırabilirsiniz.

7- İşe Uygun Giysiler Tercih Edin

Tüm gün favori kıyafetimiz ile çalışmak cazip gelse de, katıldığınız video konferanslara profesyonel kıyafetler giymek daha uygun olacaktır. Süslü bir şey giymek zorunda değilsiniz, genellikle ofiste giydiğiniz bir t-shirt veya bluzu tercih edebilirsiniz.

8- Doğru Oturuş ve Duruşa Dikkat Etmeye Özen Gösterin

Eğer online bir toplantıya veya iş görüşmesine katılacaksınız, yatar ya da uzanır pozisyonda bir görüntü vermemeli, oturur pozisyonu tercih etmelisiniz.

9- Kamerayı Doğru Bir Şekilde Konumlandırın

Sıklıkla video konferans yaptığımız şu günlerde hepimiz insanların kamerayı çok yakın bir şekilde tuttuğuna şahit olmuşuzdur. Görüntülü konferanstayken kameranızı sizi daha rahat hissettirecek ve kameraya bakmanıza olanak sağlayacak bir şekilde yerleştirdiğinizden emin olun. Görüşmeye başlamadan önce kamera lensine göz hizasında oturun ve kendinizi orta kısmı gösterecek şekilde konumlandırmaya çalışın. Unutmamakta fayda var; çok yükseğe yerleştirmek veya kamerayı çok alçakta tutmak düzensiz ve garip açılara yol açabilir.

10- Video Konferansın Yapıldığı Yer Aydınlık ve Toplu Olmalı

Kötü aydınlatma koşullarının, gönderdiğiniz video kalitesi üzerinde çok büyük bir etkisi vardır. İçinde bulunduğunuz odada yeterli ışık olduğundan emin olursanız, görüntünüz istediğiniz netlikte olacaktır. Aynı zamanda canlı yayınının yapıldığı arka planın düzgün olmasına dikkat etmelisiniz. (bir oda, dağınık bir yatak vs olmamalı)

11- Kameraya Bakmaya Özen Gösterin

Uzaktaki bir katılımcıyla konuşurken sık karşılaşılan bir hata da kamera yerine video akışına bakmaktır. Video akışını izlemek yapılması gereken doğru bir şey gibi görünüyor olsa bile toplantıya dikkat etmediğiniz algısını yaratabilir ve bu hareket karşı tarafa daha az profesyonel görünmenize de yol açabilir. Kamera merceğine bakmak kişinin gözlerine bakmaya eşdeğerdirdir, bu yüzden rahat edene kadar kameraya bakmaya özen gösterin.

Bonus: Dikkatinizi Görüşmeye Verin

Video konferanslar sırasında telefonunuzu kontrol etmeyi, veya sunumunuz üzerinde çalışmayı durdurmak faydalı olacaktır. Yapılan araştırmalar; insanların sadece% 3'ünün etkili bir şekilde çoklu görev yapabildiğini göstermektedir. Aynı zamanda görüntülü toplantı veya görüşme esnasında başka işle uğraşırken diğer katılımcılara karşı ''umursamaz'' bir görüntü sergileyebilirsiniz. 

Yararlanılan Kaynaklar: 

https://www.bluejeans.com/blog/video-call-etiquette-5-tips-looking-professional-over-video

https://blog.zoom.us/wordpress/2013/08/20/video-conference-etiquette/

https://blog.flock.com/video-conferencing-etiquette

Ofisler yerine evde olduğumuz şu günlerde zaman yönetimini doğru yaparak verimli çalışabilirsiniz. Dilerseniz Evden Çalışmanın Verimli Olması İçin 5 Etkili Kural içeriğimize de göz atabilirsiniz.