Kurumsal Seyahat Politikasında Ele Alınacak Temel Konular

Şirketlerin, çalışanları korumak ve maliyetleri kontrol altında tutmak için her zamankinden daha fazla bir seyahat politikasına sahip olması gerekiyor. İster sıfırdan bir politika oluşturuyor olun, ister mevcut duruma uyacak bir şekilde politikanızı oluşturun, kurumsal seyahat politikasında ele alınacak bazı temel ve çok önemli noktalar bulunuyor. Gelin kurumsal seyahat politikası oluştururken nelere dikkat edilmesi gerekiyor, birlikte bakalım.

Seyahat Risk Yönetimi

Özellikle artık yolcu güvenliği keskin bir odak noktası haline geldiğinden şirketlerin uygulanabilir ve sürdürülebilir bir seyahat risk yönetim sistemine sahip olmaları gerekiyor. Seyahat politikasının tüm bölümünü bu konuya ayırmanızı ve gezginlerin kendilerini güvende tutmak için hangi adımları atmaları gerektiğini ve şirketin onları korumaya yardımcı olmak için neler yaptığını açıkça belirtmeniz oldukça önemlidir. Politika, rezervasyon yaptırdıktan sonra kendilerini nasıl güvende tutabileceğine, çalışanların yolda bir sorunu varsa kime ulaşmaları gerektiğine, bir yolculuk sırasında hastalandıklarında ne yapmaları gerektiğine ve en son güvenlik ve sağlığı nerede bulabileceklerine gibi maddeler içermelidir.

4 Adımda İş Seyahatlerinde Risk Yönetimi Nedir?  içeriğimizi okuyarak konu hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz. 

Rezervasyon ve Seyahat Yönetimi

Politikanın bu bölümü, çalışanların seyahatleri nasıl rezerve edebileceğini - seyahat yönetimi şirketinin rezervasyon aracı veya başka bir platform aracılığıyla yapılması gerekip gerekmediğini ve ayrıca maliyetler ve varış noktaları ile ilgili olarak ayarlamak istediğiniz parametreleri açıklamalıdır. Ayrıca, gereksiz seyahatleri önlemek ve kabul edilebilir nedenler belirtmek için "önemli olan veya olmayan" seyahatleri tanımlamak ve aynı zamanda kabul edilebilir nedenler belirtmek isteyebilirsiniz (örn. Müşteriyle yüz yüze seyahatler seyahatler).

İş Seyahatlerinize Yeni Normal Döneminde Nasıl Hazırlanabilirsiniz? adlı içeriğimizi okuyarak iş seyahati prosedürlerinize yön verecek bilgileri edinebilirsiniz. 

Seyahat Talepleri / Yolculuk Öncesi Onaylar

Riskli ve gidilmesi pek de zorunlu olmayan seyahatlerden kaçınmanın bir başka yolu, özellikle yüksek riskli destinasyonlara seyahat öncesi onay sürecini uygulamaktır. Bu durum çalışanların her iş gezisinin uygunluğunu onaylamak ve rezervasyonlarını yapmadan önce imzalamak için bir onaylayıcıya, genellikle bir iş birimi liderine bir seyahat talebi göndermesini gerektirir. Seyahat taleplerinde bulunurken varış noktası, seyahat tarihleri, iş gezisinin amacı ve tahmini maliyetler gibi gezginlerin hangi ilgili ayrıntıları eklemesi gerektiğini ana hatlarıyla belirlediğinizden emin olun.

İş Birliği ve Tedarikçiler

Şirketinizin seçkin seyahat tedarikçileriyle (havayolları, oteller, araba kiralama acenteleri vb.) arasında özel fiyatlar belirlediyse, seyahat politikasında çalışanlara tasarrufları en üst düzeye çıkarmak için bu tedarikçilerden rezervasyon yaptırmanın hayati önem taşıdığını açıklayabilirsiniz.

Bu tür anlaşmalarınız olmasa bile, çalışanların yalnızca yetkili mecralar tarafından onaylanmış hijyen  ve güvenlik standartlarına sahip havayolları, oteller ve araç kiralama acenteleri ile rezervasyon yapmalarını ve hijyen standartlarının olmadığı yerlerde konaklama rezervasyonu yapmalarını sınırlamak isteyebilirsiniz.

Hava Yolu Şirketi Seçeneklerini Gözden Geçirmek

Politika, çalışanları şirketin tercih ettiği havayolu taşıyıcılarından rezervasyon yapmaya teşvik etmenin yanı sıra, planların hızlı bir şekilde değişmesi durumunda çalışanların yalnızca esnek iptal politikaları ve iade edilebilir fiyatlar sunan seyahat sağlayıcılarından rezervasyon yapmasını gerektirebilir. Harcamayı optimize etmek için kullanılmayan havayolu kredilerinden nasıl yararlanılacağına ilişkin yönergeler de dahil edilmelidir.

Maliyetleri düşürmek için, çalışanların ne tür kabin sınıfı rezervasyonu yapabileceğine dair kurallar da uygulayabilirsiniz. Örneğin iş seyahati yapacak kişi hangi koşullar altında business class rezervasyonu yapabilir? Bu, tüm iş seyahatinde olanları mı yoksa sadece üst düzey yöneticileri mi kapsıyor? Yolcular ne zaman ekonomi yerine birinci sınıf ekonomi için rezervasyon yapabilirler?

Ayrıca seyahat politikasında hangi olanakların (kontrol edilen bagaj, yemek ve uçak içi eğlence gibi) kuruluş tarafından kapsanmadığını ve kapsamadığını belirtmelidir.

Konaklama Prosedürleri

Kurumsal seyahatlerde güvenlik ve sağlık standartlarına sahip tedarikçilerle rezervasyon yapmaya yönlendirmenin yanı sıra, esnek iptal politikaları sunan konaklama yerleri için rezervasyon yapılmalıdır. Çünkü özellikle pandemi döneminde seyahat planları bir anda değişebilir.

Ayrıca, çalışanların yalnızca standart oda rezervasyonu yapmasını ve oda içi Wi-Fi, oda servisi, vale park hizmeti, geç çıkış / erken giriş ücretleri ve otel kuru temizleme gibi olası masrafların geri ödenebileceğini de belirtebilirsiniz.

Diğer Ulaşım Seçenekleri

Örneğin çalışanların gideceği yere demiryolu ile ulaşması gerekiyorsa ne zaman bölgesel rezervasyon yapabileceğini belirtmek son derece önemlidir.

Yolcuların gidecekleri yere vardıklarında A Noktasından B Noktasına nasıl gitmeleri gerektiğine dair kılavuzlar da olmalıdır. Riskleri azaltmak için, birçok şirket taksi ve yolculuk paylaşım hizmetlerine yöneliyor ve çalışanlara en ekonomik seçenek olmasa bile toplu taşıma araçlarından kaçınmalarını tavsiye ediyor.

Bazı şirketler ayrıca yolcuların kişiden kişiye iletişimi en aza indirmek için araba kiralamasına izin veriyor. Kiralamalarda, çalışanların satın alabileceği araç sınıfını ve yakıt, geçiş ücretleri ve park yeri gibi diğer maliyetlerin nasıl karşılanacağını belirtin. Araba sigortası kapsamı hakkında ayrıntıları ve bir yolcu kaza geçirirse kimi arayacağınızla ilgili bilgileri eklediğinizden emin olun.

Günlük giderler ve Tasarruf Programları

Çalışanlarınızın ihtiyaçları için günlük harcırahlarının ne olduğunu bildirmeniz kurumsal seyahat planlaması yaparken oldukça önemlidir. Ayrıca bu harcama kalemleri bir müşteriyle görüşürken güvenlik hususlarını ve şirketin hangi ücretleri karşılayacağını içerebilir.

Ödeme ve Geri Ödeme Şekilleri

Politikanın bu bölümü, ister merkezi bir kurumsal hesap, ister çalışanın kendi kişisel kredi kartı veya her ikisinin bir karışımı yoluyla olsun; seyahat masraflarının nasıl ödenmesi gerektiğini açıklamalıdır. Ayrıca, ne tür formlar ve makbuzların gerekli olduğu, son teslim tarihi ve geri ödenmesi için ne kadar süre gerekeceği dahil olmak üzere yolcuların masraflarını nasıl iade etmeleri gerektiğini de detaylandırın.

Kusursuz İş Seyahati Planlaması HIS Travel ile Mümkün!

Japon kalitesi anlayışıyla kendi adınıza iş seyahatlerinizin organize edilmesine ve seyahat programınızı güçlendirmek için neler yapabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Şirketiniz ile gerçekleştireceğiniz kurumsal seyahatlerin yolculuk, konaklama, masraf yönetimi ve denetim gibi birçok aşamasını bir HIS Travel hizmetleriyle çözüme kavuşturabilir ve mükemmel hale getirebilirsiniz. HIS Travel'ın iş seyahati hizmetleri sayesinde dünyada 185’ten fazla ülkede, 500.000 üzerinde anlaşmalı otel ve uygun fiyatlı uçak bileti seçenekleri, risk seyahati yönetimi hizmeti ve daha fazlası parmaklarınızın ucunda!