Sürdürülebilir Toplantı ve Etkinlik Planı Nasıl Oluşturulur?

Toplantı ve etkinliklerinizi sürdürülebilir şekilde düzenlemeye ne dersiniz? Events Industry Council tarafından yaptırılan 2018 Global Economic Significance of Business Events raporuna göre, 2017 yılında iş toplantıları ve etkinliklerine dünya çapında 1.07 trilyon ABD doları harcama yapıldığını ortaya koydu. Bu harcama neticesinde de yaklaşık 30 milyon kişi kurumsal etkinlikler sayesinde istihdama katıldı.

Artık sürdürebilirliğin önemini kavrayan şirketler kaynakların verimli ve sorumlu bir şekilde kullanımını teşvik ederek, toplantı ve etkinlik endüstrisinin çevre üzerindeki olumsuz etkiyi en aza indirmeye yardımcı olmada büyük bir etkiye sahip olabileceğini anladı. Peki sürdürebilirlilik iş dünyasında neden önemlidir?

Özellikle sıklıkla kurumsal etkinlikler düzenleyen şirketler için sürdürülebilir bir toplantı ve etkinlik programı oluşturmanın çeşitli faydaları vardır. Şirketler; çevresel, sosyal ve yönetim faktörlerine odaklanarak rekabet avantajlarını artırabilir, çevresel riski azaltabilir ve fırsatlardan faydalanabilir. Bu aynı zamanda, ilkelerinizi ve değerlerinizi sergilerken çevresel sürdürülebilirlik, çeşitlilik, eşitlik ve kapsayıcılık dahil olmak üzere kurumsal seyahat prosedürlerinizi de güncellemenize yardımcı olabilir.

Sürdürülebilir bir toplantı ve etkinlik programı oluşturmanın faydalarını ise şöyle sıralayabiliriz:

Farkındalığı artırın ve değişime ilham verir
Markanın itibarını güçlendirir
Yatırımcıları, sponsorları ve müşterileri çeker
Maliyet tasarrufu sağlar
Katılımcıların sağlığını ve refahını artırır
Katılımcılar için daha fazla bağlantı ve ödüle olanak tanır
Top yetenekleri şirkete çeker
İnovasyonu tetikler

Sürdürülebilir Toplantılar ve Etkinlikler İçin Yol Haritası

İklim değişikliğiyle sürdürülebilirliği benimseyen kuruluşların toplantı planlamasında dahil edildiğini görmek heyecan verici. American Express Meetings & Event 2021 Küresel Toplantı ve Etkinlik Tahminine göre, küresel katılımcıların% 79'u kuruluşlarının toplantı ve etkinliklerde sürdürülebilirliği vurguladığını bildirdi. Ama kurumsal etkinliklerde sürdürebilirlilik kavramı nasıl entegre edilebilir? Sürdürülebilir etkinlikler programı oluşturmak için hangi maddelere dikkat edilmesi gerekiyor, birlikte bakalım.

1- Strateji ile Başlayın

İlk adım, hedeflerinizi tanımlayan ve etkinlik sürdürülebilirlik politikanızı içeren net bir sürdürülebilirlik stratejisi belirlemektir. Sürdürülebilirlik hedeflerinize ulaşmanıza ve istenen sonuçları elde etmenize yardımcı olacak belirli yönergelerin ve süreçlerin yürürlükte olduğundan emin olmak için bu çok önemlidir. Stratejiniz, olaylarınıza özgü ilgili sürdürülebilirlik sorunlarını ve endişelerini ele almanıza yardımcı olmak için kuruluşunuzun çevre önceliklendirme politikalarıyla bağlantılı olmalıdır.

2- Planlama İçin Zaman Tanıyın

Sürdürülebilir bir etkinlik düzenlemek, etkinlik gerçekleşmeden haftalar önce başlar ve hatta sona erdikten sonra bile devam eder. Her temas noktasını göz önünde bulundurarak etkinliklerinizi nasıl çevre dostu hale getirebileceğiniz planlayabilirsiniz. Örneğin çevre dostu gıda ambalajı kullanabilir ve yine çevre dostu eşantiyon ürünler dağıtabilir, gıda israfını önlemek adına planlı tedarik listesi oluşturabilir veya baskı gereksinimlerini en aza indirmek için mobil uygulamalar kullanma gibi seçeneklerini düşünebilirsiniz.

Bu içerik ilginizi çekebilir: Online İş Seyahati Araçları Neden Önemlidir?

3- Tedarik Zincirinizle Etkileşim Kurun

Sürdürülebilirlik, tedarikte ezber bozan bir unsurdur, bu nedenle tedarikçilerinizin neyi başarmak istediğinizi ve ilişkiniz için ne anlama geldiğini anlamaları önemlidir. Sürdürülebilir bir tedarikçi bağlılığı stratejisi geliştirmek, yeşil bir tedarik zincirinin avantajlarından yararlanmanıza yardımcı olabilir. Politikanızı, teklif talepleri dahil olmak üzere tedarikçilerinizle sık sık paylaşabilir ve çevre dostu politikanızı geliştirmek için onların görüşlerini alabilirsiniz. Sürdürülebilirlik üzerine çalışmak ve en iyi sonuçlara nasıl ulaşılacağı konusunda işbirliği yapmak için tedarikçilerinizle düzenli olarak görüşmeniz de faydalı olacaktır.

4- Paydaşlarınızın Çevreci Politikalara Dahil Olduğundan Emin Olun

Dahili paydaşlarınızla iletişim kurmak, sürdürülebilirlik stratejinizin katılımını ve benimsenmesini sağlamaya yardımcı olacaktır. Başarı, sürdürebirlilik konusunda rolleri anlamalarına ve sürdürülebilir toplantı ve etkinliklere nasıl katkıda bulunabileceklerine bağlıdır.

5- İlerlemenizi Takip Edin

Sürdürülebilirlik faaliyetlerinizin etkisini izlemek ve bildirmek, çevre dostu girişimlerinizin etkisini anlamak ve iletmek için çok önemlidir. Performansınızla ilgili bu iç görü olmadan, ilerlemenizi gözden geçiremez ve iyileştirmeler sağlamak için tedarikçilerinizle birlikte çalışamazsınız. Kısaca ölçemediğinizi yönetemezsiniz.

Kurumsal Etkinlikler Nasıl Sürdürülebilirliğe Uyum Sağlayabilir?

Sürdürülebilir toplantılar ve etkinlikler programı oluştururken, etkinlik planlama ve operasyon süreçlerinize en yüksek endüstri standartlarını ve en iyi uygulamaları dahil etmek önemlidir.

Kuruluşların, sürdürülebilir toplantı ve etkinlikleri en iyi nasıl kaynaklayıp planlayacaklarını dikkate alırken değerlerini ve hedeflerini uyumlu hale getirmeleri son derece önemlidir. Örneğin etkinlikleriz sırasında üretilen sera gazı emisyonlarını en aza indirmek, karbon ayak izini azaltmak ve sorumlu ve sınırlı tüketimi teşvik etmek için bazı temel unsurlar şunlardır:

Tedarik: Her zaman bağımsız olarak akredite edilmiş ve sürdürülebilir olarak sertifikalandırılmış ve sürdürülebilirlik politikaları olan tedarikçileri seçin. Sürdürülebilirlik politikanızı ve hizmetlerinizi geliştirmek için tedarikçilerinizle bağlantı kurun. Anlaşmalarınızda sürdürülebilirlik uygulamalarını tartışın ve müzakere edin.
Destinasyonlar: Sürdürülebilir girişimler sunan ve sera emisyonlarını en aza indiren ulaşım stratejileri gerektiren sürdürülebilir destinasyonları teşvik edin.
Mekanlar: Enerji, su ve atık kullanımını azaltan ve yenilenme enerjilerini teşvik eden konaklama yerleri ve mekanları tavsiye edin. Merkezi olarak konumlandırılmış mekanları seçmek, etkinliğinize gidip gelmeyi teşvik edecektir.
Atık: Teknolojinin ve yeniden kullanılabilir öğelerin kullanımını teşvik ederken tek kullanımlık ürünlerden kaçınarak plastik, kağıt ve her türlü atığı en aza indirin. Toplantı sahipleri ve katılımcılar, etkinliklerinizde dönüştürülebilir seçenekleri kullanmanızı bekleyecektir.
Kara Taşımacılığı: Transfer sağlamanız gerekiyorsa, fosil içermeyen araçlar ve karbonsuz taşıma seçenekleri sunan sağlayıcıları kullanın.
Yiyecek ve İçecek: Yerel, organik ve mevsimlik ürünler tedarik edin, et seçeneklerini en aza indirin ve menüleri çiftlikten masaya deneyimleri içerecek şekilde uyarlayın.
Karbon nötr olaylar: Etkinliğinizin ürettiği CO2'yi hesaplamak ve akredite projelerle dengelemek için toplantılarınız ve etkinlik uzmanlarınızla birlikte çalışın (karbon dengeleme gibi azaltmaları planlayın).

Sürdürülebilir toplantılara ve etkinliklere geçiş bir gecede gerçekleşmeyecek - bu bir süreçtir ve sürdürülebilirlik stratejinizi hayata geçirirken ve tedarikçilerinizle etkileşimde bulunurken her gün daha fazlasını deneyimleyebilirsiniz.

HIS Travel kurumsal ekibi, en yüksek endüstri standartlarını ve etkinlik planlaması için en iyi uygulamaları bir araya getirerek toplantılara ve etkinliklerde sürdürülebilirlik kavramıyla yaklaşır. Ekibimiz, değerleriniz ve hedeflerinizle uyumlu olacak ve sürdürülebilir, kapsayıcı, çeşitli ve sosyal açıdan sorumlu bir toplantı ve etkinlik programı planlamak ve sunmak için sizinle işbirliği içinde çalışacaktır.