Yakından Tanıyalım: Kurumsal Seyahat Nedir?

Şirketler, uluslararası iş bağlantılarını sürdürebilmek, küresel rekabete hazır hale gelmek ve çeşitli M.I.C.E organizasyonlarında yer alabilmek için kurumsal seyahat planları yaparlar. Kurumsal seyahat denilince ilk akla gelen uçuş ve yolculuk planlamaları olmakla birlikte kurumsal seyahatler bundan çok daha fazlasını içerir. Uçuş rezervasyonları, rota planlaması, konaklama organizasyonu, seyahat programının belirlenmesi, katılımcıların plana entegrasyonu gibi hizmetlerin yanı sıra maliyet ve bütçe kontrolü, süreç yönetimi gibi adımlar da kurumsal seyahatle doğrudan bağlantılıdır. Tüm bu adımların en hızlı biçimde yürütülmesi, eksiksiz kontrolü yenilikçi uygulamaları ve iş birliğini gerektirir. Özellikle kurumsal seyahat danışmanlarıyla birlikte çalışılması hem sürecin hem de maliyetlerin denetimini kolaylaştırır.

Kurumsal seyahat yönetimi açısından önemli bir diğer nokta kimlik bilgileri, uçuş rotaları, karşılamalar gibi konularda veri paylaşımının güvenli bir şekilde sağlanmasıdır. Kurumsal müşteriler gerek seyahat detaylarının gerekse kişisel bilgilerinin titizlikle korunduğundan emin olmak isterler; dolayısıyla kendilerini güvende hissedecekleri bir kurumsal seyahat acentesiyle iş birliği yapmayı tercih etmelidirler.

Kurumsal Seyahat Nedir?

Kurumsal seyahat nedir sorusu, işletmelerin belirli stratejik hedefleri doğrultusunda katılmayı planladıkları yurt içi veya yurt dışı etkinliklere çalışanlarının veya yöneticilerinin ulaşımlarından kuruluşa geri dönüşlerine kadar geçen süreci temsil eder. Yolculuk sürecinin planlanması, yönetimi ve bütçelenmesi aşamalarını kapsar. Seyahat planı yapan işletme açısından bakıldığında, kurumsal seyahat uçak bileti ve otel rezervasyonu, vize başvurusu ve takibi, araç kiralama ve ulaşım hizmetleri, bütçe kontrolü, faturalandırma ve raporlama gibi hem organizasyonel, hem finansal hem de yönetimsel adımların bir bütünüdür.

Kurumsal Seyahat Kimler için Uygundur?

"Kurumsal seyahat hangi kuruluşlar için uygundur?" diye düşünüldüğünde ilk akla gelenler çok uluslu şirketler, küresel ölçekte üretim yapan sanayi kuruluşları ve ithalat-ihracat firmalarıdır. Bununla birlikte iş hacmini geliştirmek isteyen orta ölçekli işletmeler, bayi veya franchise sistemine sahip her tür kuruluş da yurt içi ve yurt dışı kurumsal seyahat planı yapabilir. Kongre veya sempozyum gibi yurt dışındaki bilimsel etkinliklere toplu katılımı hedefleyen yükseköğretim kurumları veya resmî heyet gönderen kamu kurumları da kurumsal seyahat hizmetlerine ihtiyaç duyar. Kurumsal seyahat katılımcıları şirketlerin üst düzey temsilcileriyle sınırlı değildir. VIP hizmet sunulan bu kategori dışında orta düzeydeki yöneticiler veya belirli bir alanda faaliyet gösteren çalışanlar da iş gezisi, sergi, toplantı gibi amaçlarla yurt içi veya yurt dışına kuruluşu temsilen gönderilebilir. Böyle geniş bir perspektife uyan katılımcı profilinin yolculuk ve konaklama ihtiyaçları çeşitlilik göstereceğinden kurumsal seyahat planlarının detaylı biçimde gözden geçirilmesi gerekir. Kurumun ihtiyacına uygun en tasarruflu yöntemlerin seçimi kurumsal seyahat danışmanlarıyla ortak hareket edilerek başarıyla uygulanabilir.

Kurumsal Seyahat Neyi Amaçlar?

Kurumsal seyahatin amacı, şirketin iş ortaklıklarını pekiştirmek, yeni uluslararası bağlantılar oluşturmak, kurum kültürünü artırıcı faaliyetlerde orta ve üst düzey yöneticilerle diğer paydaşları buluşturmak gibi stratejik hedeflere yönelik olabilir. Kurumsal seyahatler bazen de sadece yeni ürünlerin tanıtımını yapmak üzere fuar ve sergi organizasyonlarına katılmak üzere gerçekleştirilir. Bu yönden bakıldığında kurumsal seyahat amaçları, firmaların çeşitli M.I.C.E etkinliklerine katılma hedeflerinden çok da uzak değildir. Yurt dışı fuarlarında ürün ve marka tanıtım stantları kurmak için ekip gönderiminden, yıllık kongrelere üst düzey katılım sağlamaya kadar çeşitli organizasyonlar mutlaka iki ila beş iş günü gibi sürelerle seyahat etmeyi gerektirir. Kurum kültürünü bayi ve acente temsilcilerine aktarmak amacıyla bayi toplantıları düzenleyen büyük ölçekli firmalar, bu toplantılara katılacak acente ve yetkililerinin günübirlik veya konaklamalı seyahat planlarını en uygun maliyetlerle oluşturmak zorundadır. Yeni ortaklıklar için iş gezileri, fizibilite çalışmaları da şirket personelinin belirli sürelerle farklı kent veya ülkelere gidiş-dönüşünü gerektirir. Tüm bu organizasyonlarda yolculuk, transfer, konaklama gibi hizmetler başarılı bir kurumsal seyahat yönetimi sayesinde sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilir.

Kurumsal Seyahat Hizmetleri Neleri Kapsar?

Kurumsal seyahat hizmetlerinin kapsamı oldukça geniştir. Bilet rezervasyonları, konaklama organizasyonu, vize işlemlerinin takibi gibi doğrudan seyahat içeriğiyle ilgili hizmetlerin yanı sıra araç kiralama, havalimanı-otel transferi gibi kolaylaştırıcı hizmetler de kurumsal seyahat planları içinde yer bulur. Bütçeleme, maliyet kontrolü, biletleme, faturalandırma ve raporlama gibi seyahat organizasyonuyla bağlantılı finansal hizmetlerin şeffaf ve kontrol edilebilir olması işletmeler için oldukça önemlidir. Bu adımları hızlı biçimde yönetebilen, olası değişikliklere anında müdahale edebilen, kurumsal seyahat acenteleri, işletmeler için öncelikli tercih nedeni olur.

Kurumsal seyahat acenteleri ve danışmanlık firmalarının yurt içi ve yurt dışında geniş ortaklık ağlarına sahip olmaları önemli bir avantaj sağlar. Fiyat beklentilerine uygun otel seçeneklerini çeşitlendirmekten toplu rezervasyon indirimlerine kadar maliyet etkili çözümler sunmaları işletme açısından artı bir değer olarak görülür. Ayrıca tüm rezervasyon ve satın alma işlemlerinin hisGO gibi online uygulamalar ve izleme sistemleri ile tek tıkla gerçekleştirilmesi hem işletmelere hem de kurumsal seyahat acentelerine zaman yönetimini etkin biçimde kullanma fırsatı sunar. Kuruluş çalışanları için seyahat organizasyonlarının ayrıntılarıyla planlanması, olası sayı ve tarih değişikliklerinin bütçeye etki etmeden gerçekleştirilmesi gibi kurumsal seyahat çözümleri ise deneyim ve esneklik sayesinde hayata geçirilir.