İş Seyahatlerinize Yeni Normal Döneminde Nasıl Hazırlanabilirsiniz?

2020 Ocak ayından itibaren dünya yeni bir gerçekle tanıştı: koronavirüs. İlk etapta özellikle yurt dışı seyahatlerini olumsuz etkileyen pandemi, aşının yaygınlaşması ve aşı pasaportu hakkında çalışmalar yapılmasıyla birlikte “yeni normal” halini aldı. Peki sık sık kurumsal seyahat yapıyor ya da şirketinizdeki çalışanlar iş seyahati yapıyorsa bu “yeni seyahat gerçekliğine” dair hazırlıklarınız nasıl olacak, nelere dikkat etmeniz gerekecek? Gelin iş seyahatlerinde “yen normale” hazırlanmanın yollarına beraber bakalım.

İlk Etap: Yeni Normal Seyahatlere Hazırlık

2020'de bazı şirketler güvenlik programlarında zayıf noktalar keşfetti, yöneticiler ise güvenlik programlarına sahip olmanın önemini keşfetti. Bu noktada seyahat yöneticileri ve güvenlik ekipleri karar vermeden önce neyin işe yarayıp neyin yaramadığını gözden geçirmelidir. Peki bu nasıl olacak? Bunun içinden şirketler veya kurumsal seyahate çıkanlar kendilerine şu soruyu sormalıdırlar:

• Süreç ve teknoloji ne kadar iyi işledi?
• Yolcularla iletişim kurmada herhangi bir zorluk yaşandı mı?
• İletişim kurmak kolay mıydı?
• Şirket, mahsur kalan yolcuları nasıl destekledi ve gelecekteki deneyimi iyileştirmek için neler yapılabilir?
• Yolcular, seyahat ve sağlık tavsiyeleri ile ilgili güncellemelerle durumdan haberdar edildi mi?

Daha detaylı bilgiler için seyahat yöneticileri, herhangi bir eksikliği tespit etmeye yardımcı olması adına gezginlerle anket yapma yoluna da gidebilir.

Geleceğe Uygun Bir Seyahat Politikası Oluşturun

Şirketlerin, çalışanların iş için seyahat ederken nerede olduklarını bilmeleri son derece önemlidir. Aynı zamanda çalışanların gittikleri yerler hakkında bilgi sahibi olma ve yüksek riskli yerlere yapılacak gezileri iptal etmek gibi çözümlere de ihtiyaç duyulmaktadır. Özellikle kurumsal seyahat programları veya uygulamaları kullanarak şirketler, çalışanların güzergahlarını belirlemeden önce olası seyahat risklerini gözden geçirebilirler. Örneğin HIS Travel’ın özel olarak geliştirdiği HIS Mobile Messenger uygulaması ile yüksek riskli yerlere dair uyarılar seyahat öncesinde kişilere ve kuruma bildirilir. Ayrıca HISimple, HIStandart ve HISmart olmak üzere 3 seviyede tasarlanmış HIS Mobile Messenger ile risk durumunu görmek istediğiniz ülke veya ülkeleri kolayca görebilir, sistem haritası üzerinden riskler hakkında bilgi alabilir, risk haritalarını COVID-19 başta olmak üzere farklı risk durumları için filtreleyebilir ve bilgi almak istediğiniz spesifik detaylara anlık gelen verilerle ulaşabilirsiniz.

Sağlık Sigortası Seçeneklerini Gözden Geçirin

Eğer yeni normalde gerçekleştireceğiniz iş seyahatlerinizde doğru önlemleri almazsanız, kazalar ve acil durumlar yüzünden iş seyahatlerinde olumsuz durumlar oluşabilir. Peki bunun önüne nasıl geçebilirsiniz? İş seyahati sigortası ile olumsuz durumların önüne geçebilirsiniz. Nasıl mı? İş seyahati sigortası sayesinde cihazlarınızı ve şirket varlıklarınızı hırsızlık ve kayıplardan koruyabilir, ayrıca bir yaralanma veya hastalık, hatta kaçırılan bir uçuş durumunda kendinizi de sigorta sayesinde koruma altına alabilirsiniz.

Seyahat Risklerine Karşı Çalışanlara Eğitim Verilmesi Oldukça Önemlidir

Tüm riskleri değerlendirdikten sonra, bu bilgilerin bir kısmını çalışanlarınıza aktarmanın zamanı gelmiştir. Potansiyel olarak karşılaşabilecekleri tüm önemli riskleri hakkında bilgilendirilmeler sunulmalı ve nasıl yanıt verecekleri konusunda eğitim verilmesi sağlanmalıdır. Doğru eğitimi almak, kritik durumdaki bir yolcunun hayatını kurtarabilir hatta ilk etapta olayların olmasını da önleyebilir. Yolcular, ziyaret ettikleri ülkenin kültürüne, kurallarına veya yasalarına aşina olmadıkları için olumsuz durumlarla karşılaşabilirler.

Tasarruf Programlarınızı Oluşturun

Seyahat talebindeki değişiklik, bütçeleri artırarak, kuruluşların harcama stratejilerini değiştirmektedir. Artık şirketler maliyet tasarrufu ve verimliliğe artan ihtiyacı karşılamak için farklı çözümler bulmaya başladılar. Pandemi devam ederken dahi iş seyahatlerinizi tasarruflu bir şekilde yapabilmeniz mümkün. HIS Travel tarafından geliştirilen HISgo uygulamasının kural oluşturma mekanizması ve online takip sayesinde masraf yönetimi yapabilmenizsiniz. Bu sayede seyahat harcamalarınızı optimize ederek 20%’ye kadar tasarruf da yapabilirsiniz.

Verilerinizi ve Raporlarınızı Değerlendirin Her Zaman Değerlendirmeye Çalışın

Seyahat programlarına ilişkin uygun veriler ve görünürlük olmadan, bunlardan herhangi biri hakkında bilgi sahibi olmak zor olacaktır. Kuruluşlar, aşağıdakilerden emin olmak için raporlama araçlarının kapsamlı bir değerlendirmesini yapmalıdır. Peki kurumsal seyahatleriniz hakkında nasıl rapor oluşturabilir veya verilerinizi değerlendirebilirsiniz: cevap HISgo’da. Bir HIS Travel ürünü olan HISgo ile düzenlenen ve tarafınıza gönderilen online raporlar ile konaklama ve seyahat koşullarının şirketinizin seyahat bütçesine ve beklentilerine uygunluğunu her an takip edebilirsiniz. Online raporlar sizin incelemenize ve onayınıza sunulur. Onay verdiğiniz takdirde tüm belgeler arşivlenir ve gelecekteki seyahatlerinizde ve şirket arşivinizde kullanabileceğiniz şekilde size ulaştırılır.