Covid-19 Döneminde İhtiyaç Duyulan Kurumsal Seyahat Çözümleri

Birçok ülke COVID-19 eğrisini düzleştirmeye ve düz tutmaya devam ederken, dünyadaki bazı pazarlar yavaş yavaş açılmaya başladı ve yeni seyahat türlerinin tohumları atıldı. Pandemiden önce, iş amaçlı seyahat edenlerin yarısından fazlası, şirketin seyahat politikası programı dışında seyahatleri için rezervasyon yaptırırdı. Gelecekte ise bu durum muhtemelen çok farklı olacak. Çalışanların, güvenliklerini sağlamak ve seyahat ettikleri destinasyondaki durum hakkında güncel kalmak için şirketlerinin tercih ettiği kanallar aracılığıyla seyahat rezervasyonu yapmaları gerekecek.

Gelecekte iş seyahatleri yalnızca seyahat yöneticiler tarafından kapsamlı bir şekilde izlenmekle kalmayacak, aynı zamanda kurumsal politikalar sürekli değişen bir ortamda gelişecek kadar da çevik olacak. Örneğin, bir ülke için risk seviyesi ne kadar artarsa, o destinasyona yapılan her yolculuk, yönetici seviyesindeki personelin, İK'nın veya uygun risk yönetimi sürecinin onayından geçmek zorunda kalabilir. Bunu verimli bir şekilde yönetmek için şirketler, gerçek zamanlı tepki verebilecek araçlara ihtiyaç duyacaktır. Artık iş seyahatlerinin anahtarı bu pragmatik yeniliklerdir.

Şirketlerin bir pandemi çağında iş seyahati için doğru yönergelerden yararlanmasına yardımcı olmak için ipuçları belirledik. Bu ipuçları, kapsamlı bir iş seyahati politikası tasarlamak için yardımcı olmayı, bunu yönetmek için bir strateji oluşturmayı ve şirketlerin bunu yapmak için doğru araçlara sahip olmasını sağlamayı amaçlamaktadır.

İhtiyaçların ve Hedeflerin Belirlenmesi

Bir seyahat politikası tasarlamanın ilk adımı, çalışanlarınızın ve işletmenin ihtiyaçlarını anlamaktır. Bunu, çalışanların mevcut seyahat politikalarıyla ilgili neleri sevip neleri sevmediğini ortaya çıkartacak bir araştırma sayesinde yapabilirsiniz. İş önceliklerini değerlendirebilir ve CEO'ları, COO'ları ve CFO'ları ortak bir hedefe göre yönlendirebilirsiniz. Hedeflerinizi belirlediğiniz taktirde çalışan güvenliği, büyüme veya maliyet minimizasyonu hakkında çelişkili görüşler kalmayacaktır. Ayrıca, kurumsal seyahat yönetimi birden fazla karmaşık işin üstesinden geldiğinden, çalışanların sorularını ve endişelerini önceden yanıtlanabileceği bir plan oluşturmak oldukça önemlidir.

Seyahat Yönetimi Süreçlerinde Şeffaf Olmak

Seyahat politikasının temellerini attıktan sonra, çalışanlara net bilgiler sunulmalıdır ve çalışanlar, bu politikayı kolayca anlayabilmelidir. Kısa ve net bir direktifler sayesinde çalışanlar seyahatlerini daha rahat yapabilirler. Bunun yanı sıra iş seyahati prosedürü, ekipler ve ofisler genelinde şirket kültürü ile tutarlı olmalıdır - yani önceden tanımlanmış seyahat sınıfı ve otel konaklamaları ayarlanmış olmalıdır. Ayrıca kurumsal seyahat politikası, seyahat harcamalarını en aza indirmeli ve aynı zamanda çalışanların kendilerini güvende, değerli hissetmelerini sağlamak ve üretkenliği artırmak için yolcuların refahını dikkate almalıdır.

Teknolojiyi İş Seyahati Politikasını Yansıtacak Şekilde Uyarlama

Seyahat politikası oluşturduktan ve yürürlüğe aldıktan sonra sıra uygulamaya gelir. Doğru araçlara yatırım yaparak, gecikmeleri ve sıkıntılı noktaları azaltarak bunu eyleme geçirmek oldukça kolay olacaktır. HISgo gibi tamamen entegre bir çözümü kullanarak, uçak bileti, otel rezervasyonu, tren biletleri ve araba kiralamaya kadar çalışanlarınızın ihtiyaç duyduğu her şeyi iş seyahatlerine dahil edebilirsiniz.. Birden fazla platformla uğraşmaya gerek kalmadan, her alan için politikanızla uyumlu parametreler ayarlayabilirsiniz. Uçtan uca rezervasyon ve gider yönetimi ile, maliyet kontrolünü etkinleştirebilir, süreçleri ve yolcu takibini kolaylaştırabilirsiniz. Ve son olarak, mobil ortamda tek bir uygulama aracılığıyla çalışanlar tek bir uygulamada seyahat planlarını ve harcamaları görebilecek, rezerve edebilecek, kontrol edebilecek, değiştirebilecek ve iptal edebilecektir. Çalışanların güvenliğini sağlayan bir kurumsal seyahat politikası uygulandığında, şirketlerin COVID-19 ortamında seyahati yönetmek için atabilecekleri birçok adım olacaktır.

Her İş Seyahati İçin Çalışan Sayısını Optimize Etme

Şirketler pandemi nedeniyle aynı uçuşta bulunabilecek çalışan sayısını etkinleştirmeyi veya azaltmayı düşünebilir. Bu durum, çalışanlar ve şirket için riski azaltmaya yardımcı olacaktır. Raporlar doğrultusunda bölgelerin risk durumlarına iş seyahatleri için özel bölgeler oluşturabilirsiniz. Seyahat yöneticilerinin, potansiyel salgınların nerede meydana gelebileceğini bilmeleri gerekir, böylece politikalarını uyarlayabilirler ve çalışanlar, seyahat düzenlemelerini şirket politikasına uygun olarak oluşturabilirler. İşte tam da bu noktada risk yönetiminin şirketler için ne kadar önemli olduğu da ön plana çıkıyor.

İş Seyahatlerinde Risk Yönetiminin Gerekli Olduğunu Gösteren5 Şey adlı içeriğimizi inceleyerek konu hakkında detaylı bilgi edinebilirsiniz.

İş seyahatleri gelişim gösterdikçe şirketin ve çalışanlarının pandemiye karşı daha donanımlı olmasını sağlamak için iyi yapılandırılmış ve esnek bir iş seyahati politikasına sahip olması gerekmektedir. Artık firmaların çalışanları ve işletmenin ihtiyaçlarını anlamak için adımlar atmanın tam da zamanı. HISgo platformu ile, seyahat politikasındaki değişiklikleri takip edebilir ve gelecekteki rezervasyon süreçlerinde uygunluk sağlayabilirsiniz. Çünkü tüm dünyada etkili olan pandemi yaşama ve hareket etme şeklini kalıcı olarak değiştirdi; şirketler iş seyahatlerini profesyonel destek ile optimize ederek  bu durumdan yarar sağlayabilir. Eğer siz de HISgo avantajları hakkında daha fazla bilgi edinmek için, buraya tıklayabilirsiniz.